Antragsunterlagen

Klinische Prüfung von Arzneimitteln

Rechtsänderung seit dem 31.01.2022

Seit dem Geltungsbeginn der Verordnung (EU) Nr. 536/2014 (Clinical Trials Regulation, CTR) am 31.01.2022 gelten neue, europaweit einheitliche Vorschriften für klinische Prüfungen von Arzneimitteln.

  • Zwischen dem 31.01.2022 und dem 30.01.2023 hatte der Sponsor die Wahl, neue Anträge entweder nach dem bisher geltenden oder nach neuem Recht zu stellen.
  • Seit dem 31.01.2023 können Neuanträge nur noch nach neuem Recht gestellt werden.
  • Seit dem 31.01.2025 müssen alle aktiven klinischen Prüfungen in der EU dem neuen Recht entsprechen.

Kann ich noch Anträge nach altem Recht stellen?
Nein.
Neuanträge können seit dem 31.01.2023 nur noch nach neuem Recht gestellt werden.
Am 30.01.2025 endete darüber hinaus die dreijährige Übergangsphase zur Überführung laufender klinischer Prüfungen in das Regelungsregime der CTR („Transition“). 
Auch Anträge auf Genehmigung nachträglicher Änderungen sind nur noch nach neuem Recht möglich. Diese können nur in klinischen Prüfungen gestellt werden, die bereits nach neuem Recht genehmigt oder für die eine Überführung („Transition“) genehmigt wurden. 

Gibt es Ausnahmen?
Für einen kleinen Bereich klinischer Prüfungen mit Arzneimitteln, die nicht in den Anwendungsbereich der CTR fallen, bestimmt § 148 Absatz 3 AMG die Fortgeltung des AMG und der GCP-V in der bisherigen Fassung bis zum 23.12.2029. Dies betrifft „nicht industrielle“ Gewebezubereitungen und hämatopoetische Stammzellzubereitungen im Sinne der Richtlinie 2004/23/EG sowie Blutzubereitungen im Sinne des Artikels 3 Nummer 6 der Richtlinie 2001/83/EG. (zitiert nach Frech/Dexel/Burgard/Seibel, Die nationale Begleitgesetzgebung zum Genehmigungsverfahren klinischer Prüfungen mit Humanarzneimitteln im Rahmen der Verordnung (EU) Nr. 536/2014, Bundesgesundheitsbl 2023, 66:12-20, https://doi.org/10.1007/s00103-022-03629-5). 
Anfragen zu solchen klinischen Prüfungen (und nur dazu) richten Sie bitte per E-Mail an ethikantrag-amg@aekwl.de und nehmen zusätzlich telefonisch Kontakt zur Geschäftsstelle auf. 

Was gilt für klinische Prüfungen, die nach altem Recht begonnen worden?
Nach altem Recht genehmigte klinische Prüfungen mit Humanarzneimitteln, für die am 31. Januar 2025 keine Genehmigung für eine „transitioning application“ zur Überführung ins neue Recht vorliegt, entsprechen ab diesem Tag nicht mehr dem geltenden Recht. Bitte beachten Sie dazu folgenden Hinweis im europäischen Guidance-Dokument: „If such clinical trials have not transitioned to the CTR by that date, they will be considered non-compliant and in breach of the CTR. Consequently, sponsors could be subject to corrective measures and penalties by Member States in accordance with Articles 77 and 94, and subject to civil and criminal liability as per Article 95 of the CTR.”
Bei Rückfragen zu einer nicht rechtzeitig überführten, laufenden Studie wenden Sie sich bitte an die zuständige Bundesoberbehörde.
Klinische Prüfungen nach bisherigem Recht, die in der EU vor dem 31.01.2025 beendet wurden (end of trial notified in all Member States), brauchten nicht ins neue Recht überführt zu werden. 

Was gilt für Anträge nach neuem Recht?
Anträge nach neuem Recht können ausschließlich über das elektronische Informationssystem für klinische Prüfungen der Europäischen Arzneimittelagentur (Clinical Trials Information System, CTIS) gestellt werden. Nach neuem Recht entfällt auch die örtliche Zuständigkeit der Ethik-Kommission. Ein neuer Antrag wird einer für dieses Verfahren registrierten Ethik-Kommission nach einem bundesweiten Geschäftsverteilungsplan zugewiesen. Die zuständige Ethik-Kommission ist im Vorhinein nicht bekannt. Ebenso entfällt die Einbeziehung lokal beteiligter Ethik-Kommissionen. Es ist davon auszugehen, dass Prüfer und Prüfstellen der zuständigen Ethik-Kommission regelmäßig nicht bekannt sein werden. Bitte beachten Sie deshalb besonders sorgfältig die vom Arbeitskreis Medizinischer Ethik-Kommissionen bereitgestellten Vorlagen und stellen Sie sicher, dass für Prüfer alle erforderlichen Nachweise gemäß den Empfehlungen zur Bewertung der Qualifikation von Prüfern vorliegen.

Was gilt für das Safety Reporting?
Die Ethik-Kommission hat keine besonderen, lokalen Anforderungen an die Meldung unerwünschter Ereignisse. In klinischen Prüfungen, die nach der CTR durchgeführt werden, erfolgen SUSAR-Meldungen zentral über EudraVigilance; Jahressicherheitsberichte (ASR) sind zentral über CTIS einzureichen. 
Das neue Verfahren und CTIS sind weiterhin regelmäßigen Anpassungen unterworfen. Bitte informieren Sie sich deshalb über die jeweils aktuellen Empfehlungen.

Weiterführende Informationen zum neuen Verfahren finden Sie

  • beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte unter diesem Link,
  • beim Arbeitskreis Medizinischer Ethik-Kommissionen unter diesem Link,
  • bei der Europäischen Kommission unter diesem Link (siehe dort insbesondere das jeweils aktuelle Questions & Answers Document – Regulation EU 536/2014 in Chapter V) und
  • bei der Europäischen Arzneimittelagentur EMA – auch zu CTIS – unter diesem Link.
Klinische Prüfung von Medizinprodukten, Leistungsstudien mit In-vitro-Diagnostika

Seit dem 26.05.2021 gelten neue Regelungen für klinische Prüfungen und sonstige klinische Prüfungen mit Medizinprodukten sowie für Leistungsstudien mit In-vitro-Diagnostika. Maßgeblich sind die Bestimmungen der Medical Device Regulation (MDR, Verordnung (EU) 2017/745) und der In vitro Device Regulation (IVDR, Verordnung (EU) 2017/746). Ergänzend gelten die Bestimmungen des Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetzes (MPDG). 

Bitte beachten Sie, dass die Einreichung zwingend in elektronischer Form über das Deutsche Medizinprodukte-Informations- und Datenbanksystem (DMIDS) erfolgen muss. 

Dokumente, die Ihnen die Erstellung eines Antrages erleichtern, und Mustertexte finden Sie beim Arbeitskreis Medizinscher Ethik-Kommissionen (AKMEK) in der Bundesrepublik Deutschland.

Für das Safety Reporting beachten Sie bitte: 

  • Die Ethik-Kommission stellt keine besonderen, lokalen Anforderungen an das Safety Reporting. Es gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
  • Bitte informieren Sie sich über die Meldepflichten und Meldewege auf der Homepage des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (hier für Medizinprodukte und hier für In-vitro-Diagnostika). Für In-vitro-Diagnostika in der Zuständigkeit des Paul-Ehrlich-Instituts finden Sie die entsprechenden Hinweise hier.
  • Danach ist in der Regel keine Meldung direkt an die Ethik-Kommission erforderlich.
  • Umstände, die die Sicherheit der Prüfungsteilnehmer, der Anwender oder Dritter beeinträchtigen können und die zu eigenverantwortlichen korrektiven Maßnahmen des Sponsors geführt haben, sind nach § 66 Absatz 2 MPDG über das Deutsche Medizinprodukteinformations- und Datenbanksystem an die zuständige Bundesoberbehörde, die für den Sponsor zuständige Behörde, die für die Prüfstellen zuständigen Behörden und an die zuständige Ethik-Kommission zu melden.
  • Sicherheitsmeldungen direkt an die Ethik-Kommission per Post oder E-Mail sind nicht vorgesehen. 
Sonstige Forschung am Menschen (Anträge nach §15 Berufsordung)

Die Ethik-Kommission wendet das vom Arbeitskreis Medizinischer Ethik-Kommissionen und von der Bundesärztekammer entwickelte Verfahren „Eine Studie – ein Votum“ an. Damit verbunden ist eine Umstellung auf neue, bundesweit einheitliche Antragsunterlagen des Arbeitskreises Medizinischer Ethik-Kommissionen. Die bisherigen Antragsformulare der Ethik-Kommission Westfalen-Lippe entfallen.

Sollten Anträge bereits mit den alten Antragformularen vorbereitet und zur Einreichung bereit sein, so werden diese bis 01.07.2026 akzeptiert. Wir bitten jedoch um schnellstmögliche Umstellung auf die neuen Antragsunterlagen einschließlich erforderlicher Anlagen. Wir weisen darauf hin, dass für lokal teilnehmende Zentren eine Anzeige bei der für sie zuständigen lokalen Ethik-Kommission nicht möglich ist, wenn die Erstberatung durch uns nicht aufgrund der Unterlagen nach dem Prinzip „Eine Studie - ein Votum" erfolgt ist.

Zuständige Ethik-Kommission (zuständig für die Leitung der Gesamtstudie, auch monozentrisch)

Erstantrag für prospektive Studien

Antragsunterlagen finden Sie hier https://www.akek.de/sonstige-studien/

Variante A

Mustertext für Aufklärungs- und Einwilligungsunterlagen hier
(Vorlage für das UKM im Nexus Curator unter der Dokumenten-Nummer 53830)

Erstantrag bzgl. Biobanken

Antragsunterlagen finden Sie hier https://www.akek.de/sonstige-studien/

Errichtung einer Biobank: Variante A

Nutzung von Material aus bestehender Biobank: Variante B

Erstantrag bzgl. Register

Antragsunterlagen finden Sie hier https://www.akek.de/sonstige-studien/

Errichtung eines Registers / einer Gesundheitsdatenbank: Variante A

Nutzung von Daten aus bestehendem Register / bestehender Datenbank: Variante C

Erstantrag retrospektive Datenauswertungen

Erstantrag retrospektive Datenauswertungen

Antragsunterlagen finden Sie hier https://www.akek.de/sonstige-studien/

Variante D

Amendments

Antragsunterlagen finden Sie hier https://www.akek.de/sonstige-studien/

siehe unter Änderungs-Dossier

Lokale Ethik-Kommissionen (zuständig für die Leitung eines teilnehmenden Zentrums)

Anzeige der Beteiligung an einem Forschungsvorhaben, für das bereits eine Beratung durch eine andere Ethik-Kommission nach § 15 Berufsordnung erfolgt ist

Anzeige erfolgt nach dem Prinzip „eine Studie-ein Votum“

Unterlagen finden Sie hier https://www.akek.de/sonstige-studien/

Amendments

nur erforderlich, wenn das Amendment Dokumente betrifft, die bei der Anzeige mit eingereicht werden müssen

Bitte verwenden Sie die Anzeige-Unterlagen unter https://www.akek.de/sonstige-studien/

Amendments für laufende Studien, für die das Erstvotum noch nicht nach dem Prinzip „Eine Studie – ein Votum“ erteilt wurde

Verfahren wie bei Amendment als zuständige oder lokale Ethik-Kommission

Antragsunterlagen, die bisher nicht existierten (z.B. Studienprotokoll), müssen im Zuge des Amendments neu erstellt werden.

Die Einreichung erfolgt per E-Mail. Beachten Sie dazu bitte die Hinweise:

  • Nur elektronische Einreichung an ethikantrag-sonstige@aekwl.de
  • Dateien eindeutig benennen („Prüfplan", „Aufklärung“ etc., mit Version und Datum)
  • Nur einen Vorgang pro Mail
  • Falls vorhanden unser Aktenzeichen angeben
  • Nicht mehr als 200 MB pro Mail, wenn Unterlagen aufgeteilt werden müssen, bitte eindeutig kennzeichnen
  • Nur die Dateiformate pdf, xml, docx und xlxs ohne Makros
  • Keine verschlüsselten Dateien
  • Durchsuchbare Dokumente

Mit der Einreichung per E-Mail erklären Sie sich damit einverstanden, dass die Ethik-Kommission ihre Korrespondenz ebenfalls auf diesem Weg übermittelt.

Hinweise für nichtärztliche Forschung am Menschen

Aufgrund von Gesetzesänderungen kann die Ethik-Kommission ab dem 01.01.2023 leider keine Forschungsvorhaben mehr zur Beratung annehmen, an denen keine Kammerangehörigen der Ärztekammer Westfalen-Lippe beteiligt sind.

Die Zuständigkeit für klinische Prüfungen nach dem Arzneimittelgesetz, dem Medizinprodukterecht-Durchführungsgesetz oder anderer bundesgesetzlicher Vorschriften bleibt davon unberührt.

Auch ab dem 01.01.2023 ist die Beratung eines Vorhabens mit medizinischer Fragestellung weiterhin möglich, wenn daran eine Ärztin oder ein Arzt aus Westfalen-Lippe beteiligt ist. Eine Beteiligung an der Durchführung genügt, eine Rolle als Studienleiter/-in o.ä. ist nicht erforderlich. Für Projekte, an denen kammerangehörige Ärztinnen/Ärzte aus Westfalen-Lippe beteiligt sind, verwenden Sie bitte das Antragsformular für sonstige Studien.

 Für nichtärztliche Forschungsprojekte aus der Universität Bielefeld besteht ggf. die Möglichkeit einer Beratung durch die Ethik-Kommission der Universität Bielefeld

 Für nichtärztliche Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Fachhochschule Münster besteht ggf. die Möglichkeit einer Beratung durch die Ethikkommission der FH Münster

 Für nichtärztliche Mitglieder und Angehörige der Medizinischen Fakultät der Ruhr-Universität Bochum bzw. ihrer Einrichtungen (Institute und Lehrkrankenhäuser) besteht ggf. die Möglichkeit einer Beratung durch die Ethik-Kommission der Ruhr-Universität Bochum, Sitz Ostwestfalen.

 Nichtärztliche Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Medizinischen Fakultät Münster sollten sich zunächst an die Dekanatsverwaltung wenden. Ansprechpartner finden Sie auf dieser Seite unter der Rubrik "Ethik-Votum".


Die Erreichbarkeit der Ethik-Kommission Westfalen-Lippe finden Sie hier.