Detaillierter Ablauf des Zertifizierungsverfahrens

Das Zertifizierungsverfahren  ist standardisiert.  Nach der ersten Kontaktaufnahme des Brustzentrums mit der Zertifizierungsstelle erhält das Brustzentrum einen Zertifizierungsvertrag in zweifacher Ausfertigung zugesandt, der die Abläufe für den ersten Dreijahreszeitraum festlegt. Der Netzkoordinator des Brustzentrums schickt ein unterzeichnetes Exemplar zusammen mit einer Kopie des gültigen Feststellungsbescheides der zuständigen Bezirksregierung an die Zertifizierungsstelle zurück. Gleichzeitig mit dem Anschreiben wird ein Strukturbogen per E-Mail an die Brustzenten versandt, der nach der Bearbeitung an ÄKzert zurückgemailt wird.

Als nächster Schritt wird der Audittermin mit dem zuständigen Netzkoordinator vereinbart. Den gültigen Feststellungsbescheid des zuständigen Regierungspräsidenten müssen die Zentren nur bei der Erstzertifizierung bzw. bei Änderungen einsenden.

Das QM-Handbuch muss vier Wochen vor dem Audit in der Zertifizierungsstelle vorliegen. Es wird auf Konformität mit dem gültigen Anforderungskatalog geprüft.

Zentren mit einem Standort werden in der Regel an einem Tag (2 Manntage) auditiert. Bei mehreren Standorten wird ein Audittag (2 Manntage) pro Standort angesetzt.

Spätestens eine Woche vor dem vereinbarten Audittermin wird ein detaillierter Auditplan an den Netzkoordinator verschickt. Das Brustzentrum wird gebeten, die benötigten Mitglieder des Teams für die Zeit des Audits frei zu stellen und die nötigen Unterlagen bereitzulegen. Des Weiteren muss sichergestellt sein, dass die Auditoren Zugang zu allen benötigten Räumlichkeiten erhalten.

Das Auditorenteam setzt sich zusammen aus zwei bis drei Ärztinnen oder Ärzten mit entsprechender Zusatzqualifikation. Dieses Team besucht die einzelnen Bereiche des Brustzentrums und überprüft im Gespräch mit Mitarbeitern und durch Einsicht in Dokumente die praktische Umsetzung der Anforderungen.

 

FachauditorSystemauditor

Facharzt aus einem Kernleistungsbereich
eines Brustzentrums

Arzt mit 5 Jahren klinischer Erfahrung
Qualitätsmanagement-GrundkenntnisseQualitätsmanagementausbildung
(BÄK, DGQ, TÜV)
Audit-GrundkenntnisseAuditorenqualifikation nach DIN 19011
Kenntnisse NRW-VerfahrenKenntnisse NRW-Verfahren
Arbeitet in einem BrustzentrumTätigkeitsbereich offen

Am Ende des Audits geben die Auditoren das Auditergebnis bekannt. Den Rahmen hierfür gibt der Auditkunde vor.

Der Netzkoordinator erhält binnen vier Wochen nach dem Audit einen detaillierten Auditbericht und gegebenenfalls einen Abweichungsbericht.

Die Zertifizierungsstelle entscheidet auf der Basis der Ergebnisse des Auditberichts über die Zertifikatsvergabe. In der Regel folgt die Zertifizierungsstelle der Empfehlung der Auditoren.

Das Zertifikat wird in Abstimmung mit dem Brustzentrum erstellt. Auf Wunsch wird das Logo des Zentrums in das Dokument eingebunden. Die Zusendung des Zertifikats erfolgt nach Begleich der Rechnung.

Ein Jahr und zwei Jahre nach dem Zertifizierungsaudit erfolgen Überwachungsaudits. Hier wird in einem ca. halbtägigen Audit durch einen Systemauditor ein reduzierter Anforderungskatalog geprüft. Auch Abweichungen und Verbesserungspotentiale aus dem Voraudit werden auditiert. Bei Zentren mit mehr als einem Standort wird in den zwei Jahren zwischen den Rezertifizierungsaudits jeder Standort einmal überwacht. Die Reihenfolge der auditierten Standorte erfolgt nach dem Wunsch des Brustzentrums, sofern nicht wichtige Gründe eine bestimmte Reihenfolge nötig machen. Der Ablauf bezüglich Termin-vereinbarung und Berichtserstellung ist identisch mit dem bei Rezertifizierungsaudits.

Die Kosten für das Zertifizierungsverfahren setzen sich wie folgt zusammen:

Zertifizierungsaudit an einem Standort5900 Euro
- pro weiterem Standort1920 Euro
Nachaudit1920 Euro
Überwachungsaudit pro auditiertem Standort1080 Euro
Voraudit (auf Wunsch des Zentrums)1920 Euro

Nach drei Jahren erfolgt eine vollständige Re-Zertifizierung nach dem oben beschriebenen Verfahren.

Ihre AnsprechpartnerInnen zum Thema Zertifizierung:

Dr. Andrea Gilles0251 929 2620
Dr. Hans-Joachim Bücker Nott0251 929-2600
Ursula Todeskino0251 929-2631

Die Zertifizierungsstelle erreichen Sie per E-Mail: brustzentren@aekwl.de

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